É inevitável para líderes de uma organização saber delegar funções, atribuir responsabilidades é primordial para garantir a eficiência de uma equipe. Você deve estar pensando que essa tarefa não é tão complexa e não exige grandes movimentos, porém você pode estar enganado.
A delegação de tarefas por muitas vezes, contudo, encontra dificuldades, isso porque as tarefas precisam fazer sentido para as pessoas que vão trabalhar nelas. A organização só tem a ganhar com a distribuição de tarefas, desde que vá ao encontro da familiaridade do colaborar em desempenhar aquele papel.
É fundamental que o gestor tenha sensibilidade na hora de desenhar esse fluxo de responsabilidade, é necessário investir tempo para realizar um direcionamento correto e evitar fracassos. Para que esse processo ocorra de maneira assertiva, acompanhe as dicas do nosso artigo.
Quando e porque delegar tarefas?
De acordo com o professor de administração Thomas N. Hubbard da Universidade Northwestern, em Illinois (EUA), o primeiro passo para produtividade é delegar tarefas que não dependem exclusivamente de uma pessoa.
Repassar atividades transmite confiança e reconhecimento para a equipe, em contrapartida a não delegação de função pode gerar um sentimento de falta de confiança e competência e isso é péssimo.
Dessa forma podemos levantar alguns pontos positivos quando se delega responsabilidades.
- Motivação da equipe
- Otimização do tempo
- Aumento da produtividade
- Liberdade aos colaboradores
Conheça sua equipe e seus projetos
Como falamos acima, é fundamental que o gestor conheça sua equipe, saiba suas afinidades, pontos altos e pontos baixos. Isso é a base para estabelecer uma sinergia na equipe. Se o gestor não chegar a esse ponto a delegação de tarefa será inevitavelmente complexa e ineficiente.
Além de conhecer a sua equipe, é essencial que você tenha conhecimento dos processos e ferramentas necessários para a execução das tarefas. Você não precisa ser um expert em todas as atividades da sua área, mas é imprescindível ter alguma familiaridade para estabelecer prazos, prever possíveis dúvidas e dificuldades para a conclusão da demanda.
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Assegura-se de garantir uma boa comunicação
Sem uma boa comunicação é impossível fazer com que a delegação de tarefas funcione. Por isso, é essencial ter protocolos de comunicação e garantir ferramentas de comunicação imediata e em tempo real. A falta de transparência pode gerar retrabalho, desencontros de informações e dificuldade de fortalecer as melhores práticas no trabalho.
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Feedbacks, promova encontros!
Estar em constante contato com a equipe/colaboradores permite que os processos sejam melhorados e entendidos, é fundamental perceber onde foi o erro e o acerto para promover uma melhoria contínua dos processos.
Também deve haver a oportunidade de manifestar sua visão quanto aos processos e a distribuição de tarefas. Com isso, é possível delegar tarefas e garantir que elas tenham resultados e desenvolvimento cada vez melhores.
Tenha ferramentas para delegar tarefas
Adote uma ferramentas que auxiliem esses processos, para a delegação de tarefas é muito interessante. Primeiramente, porque é prático. Em segundo lugar, porque permite a conexão entre as equipes e traz informações claras e completas sobre as atividades necessárias e seus responsáveis.
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