Como evitar a procrastinação dos colaboradores

Procrastinar pode ser irresistível e também o pior inimigo de todas as empresas. Mas com organização e boa gestão de pessoas, é possível resolver esse problema e tirar o máximo de produtividade dos colaboradores.

Quando se tem um sonho a ser realizado, ter funcionários que que procrastinam podem se tornar um pesadelo.

Evidencie as consequências da procrastinação

Em primeiro lugar, é preciso mostrar para todos os colaboradores as consequências dessa atitude, a partir do momento em que deixarem de fornecer o mínimo necessário para a função para a qual foram contratados.

Essas informações devem ser passadas amigavelmente no primeiro dia de integração após a contratação do colaborador.

Diga-lhe uma por uma quais são suas atividades e funções a serem desempenhadas
Seja claro sobre as expectativas em termos de comportamento e profissionalismo.
Use o feedback, estabeleça metas semanais ou mensais.
Comunique as consequências do não cumprimento dos requisitos mínimos

Estabeleça prioridades na gestão de pessoas

Independente da organização que você está administrando, prioridades sempre devem ser definidas e comunicadas. Sabemos que tudo é importante e tem de ser feito, por isso é importante estabelecer ordem de prioridade e importância.

Uma dica importante é listar tudo o que deve ser feito na rotina da empresa, definir prioridades para cada atividade (use uma escala de 0 a 10), compartilhe as prioridades com todos e organize o trabalho de acordo com elas.

Colaboradores que têm uma boa gestão de pessoas conseguem ver com mais clareza suas funções. Isso ajuda a eliminar o ato de procrastinar.

Check list de atividades

Uma ótima maneira de acompanhar a produtividade de todos os seus colaboradores é, depois de definir as prioridades de cada atividade, organizá-las mês a mês e criar listas para verificar se tudo está feito no final do dia. Os responsáveis devem ser responsabilizados por isso.

Crie um checklist diário e delegue cada atividade ao funcionário responsável.
Peça aos funcionários para marcar cada atividade realizada.
No final do dia, confirme se tudo está indo conforme o planejado.

Incentive o cumprimento das metas

Outra ótima ideia para incentivar os funcionários a completar suas listas de atividades (e suas prioridades) é criar um plano de metas (semanal ou mensal) e oferecer recompensas pelo melhor desempenho, seja 1 dia de folga, um bônus no final do mês e um vale jantar/presente.

Mas é importante certificar-se de recompensar todos que atingirem a meta. Se apenas uma pessoa for concedida e todos os outros cumprirem, eles se sentirão desmotivados.

Permita momentos de procrastinação

Trate seus colaboradores com respeito e humanização, e isso inclui respeitar o direito deles de ir e vir.

Defina um tempo limite de pausa (por exemplo, dez minutos) e permita que eles façam até um máximo de pausas por dia, desde que com responsabilidade, sem ausentar-se quando o local estiver cheio de clientes ou algum problema tiver de ser resolvido.

Muitas vezes, uma pequena pausa para clarear a mente pode ajudar seus colaboradores a recarregar as energias e voltar a trabalhar com mais qualidade, sem procrastinar.

Atente–se aos sinais da procrastinação!

Procrastinar pode ir além, pode ser sintoma de algum problema psicológico do trabalhador. Pode ainda ser um sinal de desgaste e insatisfação com o trabalho.

De suporte e converse para entender de onde vem a procrastinação. Em alguns casos é possível ainda que a liderança intervenha, permitindo que o colaborador exponha a sua realidade ou que seja indicado um serviço mais especializado.

Estimule o seu profissional a adotar métodos de gestão do tempo, por exemplo, pode ser o suficiente nos casos mais amenos.

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