Implementação de um software de monitoramento, como abordar o assunto com os colaboradores?

Abordar o assunto sobre o monitoramento dos colaboradores no home office pode ser um assunto muito delicado e polêmico, certo? Esse tema costuma dividir opiniões. Perguntas do tipo “Esse monitoramento é ético?”, “é realmente necessário?” são comuns quando essa questão é levantada. 

Porém, muitas empresas precisam desse tipo de acompanhamento por diversos motivos, e podemos assegurar que a prática é legal.

O primeiro ponto ao pensar em colocar em prática é levantar o questionamento de como isso pode ser feito sem constranger os colaboradores e/ou sem que eles sintam que sua privacidade está sendo perdida.

Por definição podemos dizer que o “monitoramento de colaboradores” é o processo de verificar, supervisionar e acompanhar as operações realizadas por eles durante o trabalho. 

Muito se associa o monitoramento a algo negativo, como a sensação de estar sendo fiscalizado o tempo inteiro, mas a prática é amparada por lei e pode ser muito benéfica para todos da organização.

Ainda  não existe uma legislação específica para esse assunto, porém o ordenamento jurídico brasileiro se baseia em diversas leis para elaborar um consenso a partir do entendimento comum. Para abordarmos corretamente o assunto e com respaldo jurídico, vamos utilizar o que diz a nossa Constituição Federal.

No artigo 5º, inciso X, temos a definição da importância de se preservar a intimidade individual: 

X – são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação”.

As empresas têm o direito de zelar pela segurança e saúde de seus negócios, fiscalizando os ambientes e as pessoas que neles atuam. Elas podem realizar o monitoramento, e este é legal, desde que observem premissas básicas e não infrinjam os direitos que a lei garante aos cidadãos.

Para soar estranho para os colaboradores falar nas “vantagens” que o monitoramento promove, muitos veem a prática como algo incômodo e por vezes até desnecessário. Por isso, é fundamental mostrar que o assunto vai muito além de apenas monitorar e que há benefícios. 

Monitoramento e a produtividade

Durante o home office temporário ou definitivo a melhor forma de identificar a produtividade dos colaboradores é por meio da gestão das suas atividades. 

Através do monitoramento é possível saber quem está iniciando o trabalho no horário, se ausentando demais do trabalho e o quanto estão rendendo durante o expediente.

A partir desse acompanhamento é possível identificar os gargalos existentes, propor alternativas e estratégias para melhorias e entender a realidade dos colaboradores. Além de ter dados para gerenciar melhor a carga de trabalho, evitando o burnout dos colaboradores e melhorando a saúde mental da sua equipe. Pessoas motivadas produzem mais em menos tempo.

É aconselhável sempre pedir feedbacks para os colaboradores para haver contribuição para desenvolver o negócio de forma mais satisfatória e eficiente para eles.

A forma correta de adotar o monitoramento de funcionários

Não podemos deixar de falar que pode haver muitos excessos por parte de algumas organizações. Os limites do bom senso não podem e não devem ser esquecidos, caso contrário, acabam extrapolando ao implementar esse tipo de ação.

Quando isso ocorre, os colaboradores trabalham inseguros, não ficam à vontade para realizar suas tarefas, sentem-se excessivamente controlados e não agem naturalmente. 

Tudo isso que citamos acaba influenciando diretamente no fluxo de trabalho de forma pouco ou nada saudável.

O interessante do monitoramento é passar para os colaboradores que através desse acompanhamento podem ser aproveitados os dados para criar equipes engajadas, reduzir o desgaste, promover treinamento e incentivar uma boa competição de produtividade recompensando os melhores desempenhos.

Transparência

A empresa deve implementar o software de monitoramento com total transparência. Isso é inquestionável: ela precisa informar todos os colaboradores sobre as políticas internas que adota e como realiza o monitoramento.

Os líderes devem discutir e alinhar internamente esta ação com toda a equipe, usando uma comunicação efetiva e clara. Se eles não conversam sobre a necessidade de monitoramento de forma transparente, os colaboradores podem se sentir incomodados e buscar respostas legais para essa execução.

Para uma implementação eficiente do software de monitoramento a empresa deve ter como premissa a comunicação aberta e investir em treinamentos adequados.

Estabelecer as condições em contrato

Para segurança de ambas as partes, colaborador e empresa, e para que nenhuma das partes saiam prejudicadas, é ideal estar claro no contrato de trabalho, é direito do trabalhador saber quando e de que maneira seu trabalho e suas ações estão sendo monitoradas. 

Futuramente, se o trabalhador questionar na justiça, por exemplo, a empresa terá respaldo jurídico de que ele sempre esteve ciente da política interna e de como ela realizou o monitoramento.

Instruir gestores

Podemos partir do pressuposto de que os gestores da empresa têm ciência sobre a importância de utilizar o monitoramento e as informações obtidas por meio dele com sabedoria.

Porém nem todos os líderes de áreas podem ter a sensibilidade para lidar com os recursos. Para evitar que esse tipo de problema ocorra é importante ter treinamentos e instruções para orientar quanto às particularidades de cada processo adotado para o acompanhamento dos funcionários. 

Isso evita que a liderança tenha uma postura desalinhada com a cultura da empresa.

Criar um regulamento interno

Um regulamento interno padroniza a implementação, descrevendo a coleta e o uso de dados do software. Ele orienta os colaboradores sobre o monitoramento e mantém a informação acessível a todos na empresa.

Com esses pontos em pauta a implementação do software tende a ser clara e efetiva e irá contribuir para o sucesso da sua equipe e da sua empresa. 

Com o monitoramento da Evertrack você poderá ter relatórios on-line detalhados de produtividade por equipe e colaboradores, com informações sobre histórico de navegação web e aplicativos utilizados. Sendo assim, esses dados ajudam a realizar análises, identificando pontos de melhoria, e eliminar distrações e maus hábitos com base em dados.

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